Pare y piense

Aprendemos que uno de los grandes problemas de un área técnica ocurre cuando las herramientas pasan a ser más importantes que la gestión. Junto a esto suele venir un proceso de omisión de las personas en relación a las dificultades, pasando a cumplir rutinas y nada más. El gran problema es que esa rutina puede estar equivocada, mal dimensionada o algo así y, si no hay una reacción por parte del especialista, solo descubriremos la necesidad de mejora a un costo muy alto.

Una de las características del profesional especializado es la capacidad de análisis crítico. Un no experto mira un proceso sin mayores conocimientos y detalles, pero el experto siempre debe ver más allá. Desgraciadamente en nuestro país hemos perdido esta referencia y por esta razón los escombros, sean de orden técnico o burocrático, vienen tomando el espacio de las gestiones. En la práctica eso quiere decir que cada día hacemos más papeles y trabajamos menos, cumplimos rutinas y dejamos de lado la realización de la práctica que de hecho agrega valor.

Esto es malo para todos. En primer lugar, para la empresa que no recibe ninguna contribución efectiva a la solución de los problemas, paga y no toma, gana solo una porción de papeles que, mirando bien de cerca, no tienen ninguna utilidad para el negocio en sí. En segundo lugar, para el profesional que se somete a un proceso de atrofia dejando de ser un gestor orientado a soluciones para ser un emisor de documentos. Los efectos de este proceso afectan principalmente a los trabajadores que acaban siendo expuestos a situaciones inadecuadas de trabajo mientras que los recursos que podrían cambiar este marco se gastan en generar una montaña de papeles que dan la impresión de que esto ocurre.

Ante todo esto, creo que falta en nuestra área una pregunta muy simple, pero que cuando bien aplicada puede operar milagros en sistemas de gestión y carreras profesionales: “¿para qué sirve esto que hago”?

Podríamos llamar a este cuestionamiento un análisis crítico de nuestro trabajo y, aunque sin formalidades, de vez en cuando, dedicar un tiempo para tratar de entender la finalidad de nuestras actividades. Esto sin duda nos permitiría entender incluso cómo somos vistos por las demás áreas y profesionales de la organización donde actuamos. Sin duda sería muy útil para todos.

Como sugerencia, comencemos por los numerosos programas y documentos legales que hemos rellenado. Obviamente generan trabajo y cuestan recursos y, por lo tanto, deben tener alguna utilidad. Pero, ¿cuál es su propósito? ¿Para qué sirven? Tal vez en este momento, en su organización, no sirven para nada – especialmente porque vienen siendo elaborados sin la noción básica de que deben estar dirigidos al entendimiento de los usuarios y no del ejecutor.

Un ejemplo típico de ello son los PGR que a lo largo de los años han sido deformados por el entendimiento de que deben prestarse más a la defensa de las empresas en procesos que como espina maestra de una base para gestión. Así, buena parte de los PGRs tienen tanta información y complejidad que sirven para casi todo, menos como referencia para que las personas sepan qué hacer para que la prevención se establezca y siga de forma organizada.

¿Qué tal si echamos un vistazo a las estadísticas? A lo largo de los años hemos ido perfeccionando el patrón estético y por eso son hermosos, pero ¿son útiles? Necesitamos recordar que los números por sí solos no dicen nada, necesitan ser analizados e interpretados y, más que eso, que la información estadística se preste como referencia para reacciones ante problemas y por eso deben ser actualizados, analizados e informados en el menor tiempo posible. ¿Para qué sirve informar de accidentes ocurridos 30 o 45 días después? ¿Qué tipo de reacción nos permite?

¿Y los grandes programas de higiene para los que conseguimos buenos recursos para realizar el reconocimiento y evaluación? De repente tenemos a mano una cantidad y calidad de información de excelente nivel, pero nos olvidamos de prever dinero para las adecuaciones y correcciones necesarias.

Y por ahí debe seguir nuestro análisis, tratando de entender y nunca es demasiado tarde para que sirve un programa. Necesitamos dejar de lado el hábito de pensar que los documentos deben encerrar en sí todos los problemas como si el papel tuviera algún poder de resolución y creación. Cuanta más cosa escriban, estén seguros, menos gente perderá tiempo leyendo, menos personas harán su parte o lo que esperamos que hagan.

Piense también para qué sirve el llamado programa de DDS, que por haber entendido un día que debe suceder “todos los días”, se ha convertido en algo totalmente sin sentido dentro de buena parte de las organizaciones. Es visto como una obligación y todos saben cuál es la calidad de algo hecho sin que su utilidad sea tenida en cuenta...

Reflexionen sobre los procesos para la liberación de servicios, ¿es esto proceso de prevención o tarde de autógrafos? ¿Qué hace la prevención? ¿Personas entrenadas y conscientes o una colección de firmas con las que se intenta compartir responsabilidades y nada más? La pregunta “para qué sirve” puede salvar vidas, ahorrar recursos y de quiebra todavía garantizar el empleo de mucha gente.

Gracias por la lectura y hasta el próximo artículo.

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