La importancia de los registros de EPIs en la prevención y defensa en acciones trabalhistas

INTRODUCCION

Los equipos de protección individual (EPI) representan una importante medida de protección del trabajador cuando los riesgos laborales no pueden ser eliminados o suficientemente controlados por las medidas de protección colectiva y administrativa.

Sin embargo, en el ámbito de la Seguridad y Salud en el Trabajo, no basta simplemente adquirir y poner a disposición el equipo. La organización debe demostrar que el EPI ha sido correctamente seleccionado para el riesgo existente, suministrado al trabajador, utilizado adecuadamente, sustituido cuando sea necesario y acompañado de las orientaciones y entrenamientos pertinentes.

En este contexto, los registros de suministro y control de los EPIs adquieren especial importancia. Además de integrar la gestión preventiva de la empresa, constituyen elementos técnicos y documentales relevantes en fiscalizaciones, auditorías y, principalmente, en pericias judiciales derivadas de acciones laborales que involucran insalubridad y otros riesgos ocupacionales.

CÓMO ESTABLECE NR-6

La Norma Regulamentadora no 6 – Equipos de Protección Individual (EPI) establece las responsabilidades relacionadas con la selección, suministro, utilización y control de estos equipos.

Corresponde a la organización, entre otras obligaciones:

adquirir solamente EPI aprobado por el órgano competente;

proporcionar gratuitamente equipos adecuados al riesgo;

Orientar y entrenar al trabajador;

registrar el suministro del EPI;

exigir su utilización;

Responsabilizarse por la higiene y mantenimiento periódico, cuando sean aplicables;

Reemplace el equipo cuando esté dañado o perdido.

El registro del suministro puede ser realizado por medio de libros, fichas o sistema electrónico, incluso mediante sistema biométrico.

Por lo tanto, la ficha de EPI no debe entenderse solo como un documento administrativo. Integra el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y constituye evidencia objetiva de las medidas adoptadas por la organización para la protección de sus trabajadores.

Proporcionar no es lo mismo que probar

Una situación frecuentemente observada durante pericias laborales ocurre cuando la empresa informa que siempre ha suministrado los equipos necesarios, pero no posee documentación suficiente para demostrar ese suministro.

Es común encontrar afirmaciones como:

El trabajador siempre ha utilizado protector auricular.

“Los guantes estaban disponibles en el sector”;

“Todos recibían respiradores”.

“Cuando el equipo se estropeaba, era reemplazado”.

Aunque esta información puede representar la realidad operativa de la empresa, la ausencia de registros dificulta la comprobación técnica de las medidas de protección adoptadas.

En una evaluación pericial, es necesario verificar objetivamente elementos como tipo del EPI, número del Certificado de Aprobación – CA, fecha de suministro, período de utilización, frecuencia de sustitución, adecuación al agente ocupacional y formación realizada.

Sin esta información, puede no ser posible establecer técnicamente si el equipo utilizado presentaba condiciones para reducir o neutralizar determinada exposición durante todo el período de tiempo discutido en la acción.

CERTIFICADO DE APROBACIÓN – CA

Otro elemento fundamental es el Certificado de Aprobación – CA.

El equipo solo podrá comercializarse o utilizarse como EPI cuando cuente con la indicación del CA correspondiente expedido por el órgano competente.

El número de CA permite identificar, entre otras informaciones, qué equipo fue suministrado y para qué riesgos ocupacionales ese producto fue aprobado.

Este aspecto es especialmente importante porque no basta con demostrar que el trabajador recibió “un guante”, “una máscara” o “un protector auricular”. Es necesario comprobar si ese equipo era técnicamente adecuado para el riesgo efectivamente existente en el entorno de trabajo.

Por ejemplo, un protector auditivo debe analizarse teniendo en cuenta sus características de atenuación y las condiciones de exposición al ruido. Del mismo modo, los guantes de protección deben ser compatibles con el agente químico o riesgo existente, y los equipos de protección respiratoria deben seleccionarse de acuerdo con el contaminante y las condiciones de exposición.

Por lo tanto, EPI inadecuado para el riesgo no puede tener su eficacia presumida sólo porque se entregó al trabajador.

La importancia de la periodicidad de sustitución

Uno de los puntos frecuentemente analizados en las pericias judiciales es la periodicidad de sustitución de los equipos.

Cada EPI tiene características propias de utilización, conservación y vida útil. Ciertos equipos pueden perder su capacidad protectora debido al desgaste, contaminación, deformación, daños mecánicos o condiciones de conservación inadecuadas.

Por lo tanto, una ficha que contenga solo una entrega durante varios años de contrato puede ser insuficiente para demostrar una protección efectiva durante todo el período.

El control debe permitir establecer una línea cronológica, por ejemplo:

Fecha

EPI suministrado

CA

Cantidad

Firmar

África

Protector auditivo

xxxxxxxxx

África Oriental

Juan

De esta forma, se hace posible verificar si hubo continuidad de la protección durante el período de exposición ocupacional.

LA FICHA DE EPI DEBE CONTENER INFORMACIÓN CONFIABLE

Para poseer mayor consistencia técnica y documental, se recomienda que el control de suministro permita identificar claramente:

a) nombre e identificación del trabajador;

b) función y, en su caso, sector de trabajo;

c) identificación del EPI;

d) número del Certificado de Aprobación – CA;

e) la fecha de entrega;

f) la cantidad suministrada;

g) registros de sustituciones;

h) comprobación de la recepción por parte del trabajador;

i) información o registros de la formación aplicable; y

c) Suficiente historial para demostrar la continuidad de la protección.

Los sistemas electrónicos también se pueden utilizar. Lo importante es que los registros sean íntegros, rastreables y que puedan consultarse y presentarse cuando sea necesario.

Entrenamiento y orientación también deben ser demostrados

Otro equívoco es considerar que la simple firma de la ficha de entrega sea suficiente para demostrar toda la gestión del EPI.

La protección solo alcanza su finalidad cuando el equipo se utiliza correctamente.

Por lo tanto, se debe proporcionar información relativa a la finalidad del equipo, riesgo contra el cual ofrece protección, limitaciones, forma correcta de colocación y ajuste, conservación, higienización, mantenimiento y sustitución.

Dependiendo de las características del EPI y de la actividad, también se debe realizar entrenamiento.

En la práctica, por lo tanto, la empresa debe ser capaz de demostrar una secuencia lógica:

RIESGO IDENTIFICADO → EPI SELECCIONADO → CA ADECUADO → SUMINISTRO → ENTRENAMIENTO/ORIENTACIÓN → USO → FISCALIZACIÓN → MANTENIMIENTO REGIÓN → SUBSTITUCIÓN

Esta cadena documental presenta mucho más consistencia que una simple ficha que contiene firmas.

LA IMPORTancia DE LOS REGISTROS EN UNA PERICIA TRABAJISTA

En las acciones laborales que implican adicional de insalubridad, el Perito Judicial normalmente analiza las actividades efectivamente ejercidas, los agentes existentes, la intensidad o naturaleza de la exposición, las medidas de control colectivo y los equipos de protección utilizados.

En este momento, los documentos de SST comienzan a desempeñar un papel fundamental.

Imagine una empresa en la que el trabajador ha estado expuesto al ruido durante cinco años. La organización asegura haber suministrado protectores auditivos durante todo el período.

Durante la pericia, podrán ser analizados, entre otros elementos:

niveles de exposición ocupacional al ruido;

modelo del protector auditivo;

CA correspondiente;

atenuación aplicable;

fechas de entrega;

Periodicidad de las sustituciones.

Orientaciones y entrenamientos;

control de la utilización;

compatibilidad del EPI con las condiciones de trabajo.

Si la empresa presenta documentación coherente y cronológicamente compatible con el período trabajado, habrá elementos técnicos para analizar la eficacia de la protección.

Por otra parte, la mera afirmación de que el trabajador utilizaba EPI no sustituye los elementos objetivos necesarios para la evaluación técnica.

La documentación no debe ser producida únicamente para la defensa judicial.

La mejor gestión documental es aquella realizada durante la relación de trabajo, y no solo cuando surge una reclamación laboral.

Reconstruir años después qué equipos se utilizaron, cuáles eran sus CA, cuándo se reemplazaron y qué entrenamientos se llevaron a cabo puede ser extremadamente difícil.

Por lo tanto, el registro debe formar parte de la rutina preventiva de la organización.

Una gestión eficaz debe mantener la coherencia entre:

PGR → inventario de riesgos → evaluación de las exposiciones → medidas de control → selección del EPI → ficha de entrega → formación → supervisión → sustitución.

Cuando estos documentos presentan informaciones compatibles entre sí, se forma un conjunto técnico consistente, capaz de demostrar la gestión de los riesgos ocupacionales realizada por la organización.

EPI NO SUBSTITUYE MEDIDAS DE PROTECCIÓN COLECTIVA

Es importante destacar que el uso de EPI no debe ser tratado como la primera o única medida de control de riesgos.

La gestión de la SST debe observar la jerarquía de las medidas de prevención, dando prioridad a la eliminación de los peligros y a las medidas de protección colectiva siempre que sean técnicamente aplicables.

El EPI integra ese sistema de prevención y debe ser seleccionado considerando los riesgos que permanezcan después de la adopción de las demás medidas de control.

Por lo tanto, documentar el EPI no solo significa obtener una firma del trabajador, sino demostrar técnicamente que ha habido un proceso adecuado de gestión de la exposición ocupacional.

Conclusión

Los registros de Equipos de Protección Individual tienen importancia que va más allá del simple cumplimiento de una obligación administrativa.

Una gestión adecuada debe demostrar qué EPI se ha suministrado, para qué riesgo, con qué Certificado de Aprobación, en qué fecha, por cuánto tiempo, cuando fue sustituido, qué directrices se han prestado y cómo su uso ha sido acompañado por la organización.

En una reclamación laboral, especialmente en las discusiones relacionadas con la insalubridad, la ausencia de estos elementos puede dificultar significativamente la demostración técnica de la eficacia de las medidas de protección adoptadas.

Por otro lado, los registros completos, coherentes y rastreables permiten reconstruir las condiciones de protección existentes durante el contrato de trabajo y proporcionan elementos objetivos para la evaluación experta.

Por lo tanto, la gestión de los EPIs debe entenderse como parte integrante de la Gestión de Riesgos Ocupacionales, y no solo como cumplimentación de fichas.

EPI sin control es solo equipo. EPI correctamente seleccionado, suministrado, utilizado, supervisado, reemplazado y documentado constituye una verdadera medida de prevención.

Mantener registros adecuados significa proteger al trabajador, fortalecer la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y proporcionar mayor seguridad técnica y documental a la organización ante fiscalizaciones, pericias y demandas laborales.

Gracias por la lectura y hasta el próximo artículo.

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