Ponta Grossa pode ter nova regra para eliminar documentos públicos

A Prefeitura de Ponta Grossa encaminhou à Câmara Municipal o Projeto de Lei Ordinária nº 239/2026, que propõe a criação da Política Municipal de Gestão Arquivística de Documentos. A proposta, protocolada no Legislativo em 1º de julho de 2026, é de autoria do Poder Executivo e estabelece regras para a organização, classificação, avaliação, guarda, preservação e eliminação de documentos produzidos pela Administração Pública Municipal.

Na prática, o projeto cria uma espécie de “manual oficial” para o ciclo de vida dos documentos públicos, desde o momento em que são produzidos até a destinação final. Esses documentos poderão ser mantidos temporariamente, preservados de forma permanente ou eliminados, conforme critérios técnicos e legais.

Na mensagem enviada ao presidente da Câmara, vereador Julio Kuller, a prefeita Elizabeth Schmidt afirma que a medida busca modernizar a administração pública e enfrentar o acúmulo desordenado de documentos nos órgãos municipais.

Projeto busca reduzir custos e facilitar acesso à informação

Segundo o Executivo, a falta de uma norma local atualizada sobre gestão documental gera custos crescentes de armazenamento, ocupa espaços públicos e dificulta a recuperação rápida de informações estratégicas.

A Prefeitura também argumenta que a proposta deve garantir mais segurança jurídica aos servidores responsáveis pelos arquivos e assegurar à população o direito de acesso à informação pública.

O texto cita como base a Constituição Federal e a Lei Federal nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados.

Documentos serão divididos em três categorias

Um dos principais pontos do projeto é a classificação dos documentos públicos em três categorias: correntes, intermediários e permanentes.

Os documentos correntes são aqueles ainda utilizados com frequência pelas unidades que os produziram. Já os intermediários são os de consulta menos frequente, mas que ainda precisam ser mantidos por prazo legal ou administrativo.

Os documentos permanentes são aqueles com valor histórico, probatório ou informativo. Nesse caso, a preservação deve ser definitiva, justamente por envolver registros importantes para a memória institucional do município.

Município terá sistema informatizado para gestão de arquivos

A proposta também prevê a criação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, o SIGAD. A ferramenta deverá dar suporte à tramitação, ao armazenamento, ao controle de acessos e à geração de cópias de segurança.

O sistema também deverá contar com mecanismos contra adulteração de dados. No caso de documentos digitais, o projeto determina a inclusão de metadados obrigatórios, com o objetivo de garantir autenticidade, integridade e preservação das informações ao longo do tempo.

Para que documentos digitais tenham validade, o texto exige garantia de autenticidade por certificação digital emitida por autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil.

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Comissão ficará responsável por avaliar documentos

O projeto cria ainda a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a CPAD. O grupo multidisciplinar ficará responsável por referendar prazos de guarda, propor diretrizes para descarte físico, analisar dúvidas jurídicas e acompanhar os procedimentos de eliminação de documentos públicos.

A Secretaria Municipal de Administração deverá atuar como órgão gestor central executivo do arquivo no município.

Descarte só poderá ocorrer após avaliação e edital

A eliminação de documentos públicos não poderá ser feita de forma automática. Pelo texto, o descarte só será permitido após avaliação documental e autorização da comissão responsável.

Documentos sem valor de guarda permanente poderão ser eliminados apenas depois do cumprimento dos prazos previstos nas tabelas de temporalidade. Antes da eliminação, a Prefeitura deverá publicar edital no Diário Oficial do Município, abrindo prazo de 10 dias para possíveis manifestações de interessados.

O projeto também determina que a eliminação seja feita de forma segura, por fragmentação mecânica ou outro método que impeça a recuperação das informações.

O material resultante poderá receber destinação ambientalmente adequada, preferencialmente por meio de doação a cooperativas, associações de catadores ou entidades com finalidade socioambiental.

Documentos históricos não poderão ser eliminados

O texto estabelece cuidados específicos para documentos digitalizados. Mesmo após a digitalização, documentos com valor histórico ou que exijam preservação permanente não poderão ser eliminados.

Esses materiais deverão ser recolhidos ao Arquivo Geral da Prefeitura Municipal de Ponta Grossa. No local, os documentos deverão passar por avaliação, organização, higienização e acondicionamento adequado.

A intenção, segundo o Executivo, é preservar a memória institucional do município e garantir que documentos relevantes para a história de Ponta Grossa sejam mantidos de forma segura.

Proposta ainda será analisada pelos vereadores

Na justificativa encaminhada à Câmara, a Prefeitura afirma que a aprovação da política municipal representaria um avanço para fortalecer a governança pública, reduzir gastos desnecessários e alinhar Ponta Grossa às boas práticas de gestão documental adotadas no país. O Projeto de Lei Ordinária nº 239/2026 ainda está em tramitação na Câmara Municipal e deverá passar pela análise dos vereadores antes de eventual votação em plenário.